KSeF nie wysyła powiadomień - co robić w praktyce

Jeśli szukasz automatycznego e-maila z KSeF o nowej fakturze, to go nie dostaniesz. W praktyce oznacza to, że bez dodatkowego procesu lub narzędzia firma może dowiedzieć się o nowym dokumencie z opóźnieniem.

Skąd bierze się problem

• Ktoś musi regularnie logować się do systemu i ręcznie sprawdzać nowe dokumenty.
• Przy urlopach i większej liczbie podmiotów łatwo o luki operacyjne.
• Brak szybkiej informacji powoduje opóźnienia w obiegu i płatnościach.

Minimalny plan działania bez automatyzacji

Jeśli nie wdrażasz jeszcze narzędzia do alertów, ustal minimum: odpowiedzialną osobę, częstotliwość sprawdzania KSeF i sposób przekazywania dokumentów do księgowości. Taki model działa, ale skaluje się słabo i jest podatny na błąd ludzki.

Model docelowy: monitoring i alerty

Docelowo warto przejść na model automatyczny, gdzie system sam wykrywa nowe dokumenty i wysyła powiadomienie do właściwych osób. Zespół reaguje wtedy na zdarzenia, a nie na harmonogram ręcznego sprawdzania.

Jak ustawić alerty, żeby nie było spamu

• Ustaw osobne reguły dla e-mail i SMS.
• Dla części zdarzeń wybierz wysyłkę natychmiastową, dla części zbiorczą.
• Rozdziel odbiorców: operacja, księgowość, właściciel.