Czy można sprawdzić, czy nabywca odebrał fakturę z KSeF?

Problem: Wyobraź sobie, że wystawiłeś fakturę przez KSeF dla swojego klienta. Faktura widnieje w systemie, Ty otrzymałeś numer KSeF i UPO, ale zastanawiasz się: czy mój klient już pobrał tę fakturę ze swojej strony? Czy on w ogóle ją zobaczył? W tradycyjnym obiegu często korzystaliśmy z potwierdzeń odbioru (np. zwrotka z poczty, status „przeczytano” w e-mailu). W systemie KSeF takiego mechanizmu na pierwszy rzut oka nie widać. Pytanie więc brzmi: czy KSeF pozwala sprawdzić, czy nabywca pobrał fakturę?

Brutalna prawda: Aktualnie KSeF nie daje sprzedawcy żadnej informacji, czy i kiedy odbiorca pobrał fakturę z systemu. W momencie wystawienia e-faktury i nadania jej numeru KSeF dokument jest dostępny dla nabywcy, ale system nie śledzi aktywności odbiorcy w kontekście konkretnej faktury. Innymi słowy, nie ma znacznika „przeczytane/odebrane” przypisanego do faktury, który sprzedawca mógłby podejrzeć. Dla KSeF faktura jest doręczona z chwilą jej wystawienia – co nabywca z nią zrobi i kiedy, to już pozostaje poza zakresem systemu.

Konsekwencje dla sprzedawcy: Taka sytuacja może budzić niepokój. Przedsiębiorca wystawiający fakturę traci pewien poziom kontroli – nie wie, czy kontrahent jest świadomy wystawienia dokumentu. Może to rodzić kilka problemów:

• Obawy o terminową zapłatę: Skoro nie wiadomo, czy klient widział fakturę, trudniej przewidzieć, czy zapłaci w terminie. Być może trzeba będzie go dodatkowo powiadomić lub wysłać przypomnienie.
• Brak dowodu w sporze: Jeśli doszłoby do sporu („Nie zapłaciłem, bo nie dostałem faktury”), sprzedawca może mieć trudność z udowodnieniem, że klient fakturę odebrał. Formalnie dowodem doręczenia jest sam fakt wprowadzenia faktury do KSeF, ale po stronie relacji biznesowych brak potwierdzenia odbioru bywa kłopotliwy.
• Dodatkowa komunikacja: Wielu sprzedawców prewencyjnie i tak wysyła e-mailem PDF faktury wygenerowanej w KSeF lub chociaż informację „wystawiliśmy dla Państwa fakturę nr X w KSeF”. To dodatkowa praca, która miała zniknąć dzięki centralnemu systemowi, a jednak wraca – bo chcemy mieć pewność, że klient nie przegapi dokumentu.

Jak sobie radzić? Skoro system nie daje takiej informacji, trzeba działać inaczej. Oto kilka strategii:

• Uzgodnienia z kontrahentem: Na etapie wdrażania KSeF w relacji z klientami warto ustalić zasady – np. „My wystawiamy w KSeF, ale dodatkowo wysyłamy PDF mailem dla wygody” lub przeciwnie „Nie wysyłamy już papierowych kopii, prosimy o odbiór przez KSeF – oto instrukcja jak to robić”. Jasna komunikacja zmniejsza ryzyko nieporozumień.
• Monitorowanie płatności: Niezależnie od sposobu doręczania, kluczowe jest pilnowanie terminów płatności. Jeśli minie termin a płatności nie ma, należy skontaktować się z klientem – być może faktycznie przeoczył fakturę w KSeF.
• Wsparcie technologiczne po stronie odbiorcy: Jako sprzedawca możesz zachęcić swoich stałych klientów do wdrożenia u siebie systemu typu KSeF Alert. Jeżeli Twoi kontrahenci też używają automatycznych powiadomień, problem znika – zostaną od razu zaalarmowani o wystawionej przez Ciebie fakturze. W dobrze pojętym interesie obu stron jest, by faktura nie utknęła niezauważona. Czasem warto więc edukować partnerów biznesowych w tym zakresie.
• Raporty i analizy wewnętrzne: Niektórzy dostawcy oprogramowania oferują funkcję raportowania faktur „nieodebranych” – np. system wie, że faktura została pobrana poprzez API (co sugeruje odbiór). Jeśli faktura od dłuższego czasu widnieje jako niepobrana przez API przez odbiorcę, może to być sygnał, by klienta upomnieć. Choć KSeF tego nie pokaże, to integracje po obu stronach mogą pewne ślady zostawiać.

Rola systemów KSeF Alert: Taki system u odbiorcy zapewnia, że faktura zostanie szybko odebrana, więc sprzedawca pośrednio zyskuje pewność, że klient ma dokument. Nie widzi tego w KSeF, ale efekt jest odczuwalny – mniej telefonów typu „Prosimy o przesłanie faktury, bo nie dotarła”. Co więcej, jeśli obie strony używają zintegrowanych rozwiązań, cały proces jest płynny: faktura wystawiona -> automatycznie pobrana przez klienta -> u niego zaksięgowana. Sprzedawca może nawet otrzymać automatyczne powiadomienie KSeF zwrotne (np. e-mail z systemu klienta), że faktura została wprowadzona do ich systemu. To oczywiście wymaga współpracy, ale jest możliwe do zorganizowania.

Podsumowanie: Na platformie KSeF nie sprawdzisz, czy nabywca już pobrał Twoją fakturę – system nie oferuje funkcji śledzenia odbioru. Dlatego tak ważne jest zbudowanie własnych mechanizmów kontroli i komunikacji. Zachęcaj kontrahentów do korzystania z KSeF na bieżąco, stosuj dodatkowe powiadomienia, a przede wszystkim dopilnuj terminów płatności. Jeśli chcesz zminimalizować te obawy w przyszłości, rozważ wdrożenie u siebie i zasugerowanie partnerom biznesowym narzędzi automatyzujących KSeF. KSeF Alert u odbiorcy to także ulga dla wystawcy – masz większą pewność, że faktura nie zginie w eterze.

Nie musisz jednak działać po omacku. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak rozwiązania KSeF Alert wspierają obieg dokumentów między firmami. Zobacz, jak możemy usprawnić komunikację fakturową z Twoimi klientami – zapraszamy do wypróbowania demo!