Czy KSeF informuje o nowych fakturach?

Problem: Wiele osób zakłada, że skoro KSeF jest scentralizowanym systemem, to będzie informować o nowych fakturach – np. wysyłając e-mail lub komunikat, gdy kontrahent wystawi dokument. Niestety, to błędne założenie. Pytanie „czy KSeF wysyła powiadomienia o wystawieniu faktury dla mojej firmy?” pojawia się często na szkoleniach i forach, bo przedsiębiorcy obawiają się, że przegapią ważną fakturę kosztową, jeśli system sam ich nie powiadomi.

Brak powiadomień w KSeF: Obecnie KSeF nie generuje powiadomień i żadnych automatycznych powiadomień dla odbiorcy faktury. Gdy dostawca wystawi fakturę ustrukturyzowaną i prześle ją do KSeF, dokument uzyskuje unikalny numer i trafia do „skrzynki” odbiorcy w systemie. Jednak KSeF nie wyśle e-maila, SMS-a ani innego alertu do nabywcy. Oznacza to, że faktura może czekać w systemie nieodebrana, dopóki ktoś z firmy nie zaloguje się do KSeF i jej nie sprawdzi. Formalnie dokument jest już doręczony (data nadania numeru KSeF jest momentem otrzymania faktury przez nabywcę), ale praktycznie – może pozostać niezauważony.

Ryzyko dla przedsiębiorcy: Brak notyfikacji to poważne wyzwanie dla firm. Wyobraźmy sobie, że dostawca wysyła fakturę przez KSeF tuż przed weekendem. Jeśli księgowa odbiorcy nie sprawdzi KSeF od razu, faktura może „przeleżeć” kilka dni. W efekcie firma może:

• Przegapić termin płatności – bo nikt nie zauważył nowego zobowiązania finansowego.
• Spóźnić się z odliczeniem VAT – jeśli faktura zostanie zaksięgowana z opóźnieniem, może wpłynąć to na rozliczenie podatku naliczonego.
• Zaburzyć relacje z kontrahentem – dostawca oczekuje zapłaty, a nabywca milczy, bo nie wie o fakturze. Mogą pojawić się niepotrzebne napięcia i ponaglenia.

Działy finansowe muszą więc wdrożyć nową rutynę: regularne, nawet codzienne logowanie się do KSeF i sprawdzanie, czy pojawiły się nowe dokumenty. To dodatkowy obowiązek, który pochłania czas i rodzi ryzyko błędu (czynnik ludzki – ktoś zapomni sprawdzić, ktoś inny na urlopie itp.).

Jak rozwiązać problem powiadomień? Skoro sam system nie dba o alerty, firmy powinny zadbać o to we własnym zakresie. Tu z pomocą przychodzi automatyzacja i integracja z KSeF. Rozwiązania klasy KSeF Alert oferują funkcjonalność, której brakuje rządowej platformie – automatyczne powiadomienia o nowych fakturach. Działa to w prosty sposób: dedykowana aplikacja lub moduł w Twoim programie księgowym łączy się z KSeF przez API i regularnie sprawdza, czy pojawiły się nowe dokumenty. Gdy tylko system wykryje nową fakturę:

• Wysyła powiadomienie – np. e-mail do wskazanej osoby, komunikat push w aplikacji mobilnej lub notyfikację w systemie firmowym. Dzięki temu odpowiedzialne osoby natychmiast wiedzą, że jest nowa faktura do przetworzenia.
• Pobiera fakturę automatycznie – rozwiązanie automatycznie pobiera fakturę z KSeF (zwykle w formacie XML, ewentualnie generuje z niej PDF) i zapisuje ją w systemie finansowo-księgowym firmy. Dokument trafia tam, gdzie trzeba, bez ręcznej interwencji.
• Eliminuje konieczność ręcznego sprawdzania – zamiast codziennie logować się do portalu KSeF, Twoi pracownicy dostaną informację na bieżąco. To oszczędność czasu i pewność, że żadna faktura nie umknie uwadze.

Zalety użycia systemu powiadomień KSeF:

• Bezpieczeństwo i terminowość: Masz gwarancję, że każda faktura zostanie zauważona od razu po wystawieniu. Minimalizujesz ryzyko spóźnionych płatności i zaległości.
• Oszczędność czasu: Automatyczne powiadomienia KSeF zdejmują z pracowników monotonny obowiązek ciągłego monitorowania platformy. Czas można przeznaczyć na ważniejsze zadania, a odbiór faktur dzieje się w tle.
• Pełna kontrola: Dobry system alertów pozwoli Ci ustawić, kto ma być informowany o nowych dokumentach (np. dział księgowości, osoba zatwierdzająca wydatki itp.). Można także generować raporty, aby upewnić się, że wszystko zostało odebrane i zaksięgowane.
• Błyskawiczna reakcja: Wiedząc natychmiast o nowej fakturze, możesz szybciej rozpocząć proces akceptacji kosztu czy przygotować płatność. To szczególnie ważne przy fakturach z krótkim terminem płatności.

Praktyka: Warto już teraz przeanalizować, jak Twoja firma będzie odbierać e-faktury. Jeśli korzystasz z programu księgowego – zapytaj dostawcę, czy oferuje integrację z KSeF i moduł powiadomień. Jeśli prowadzisz mniejszą działalność bez rozbudowanego oprogramowania – rozważ niezależną aplikację typu KSeF Alert, która zadba o monitorowanie dokumentów. Dzięki temu zyskasz spokój ducha: nawet bez własnoręcznego logowania do KSeF będziesz wiedzieć o każdej nowej fakturze.

Podsumowując: KSeF nie poinformuje Cię o nowej fakturze – musisz zadbać o to sam. Na szczęście nie oznacza to, że jesteś skazany na ręczne sprawdzanie. Automatyczne powiadomienia i integracje są już dostępne i łatwe do wdrożenia. Zapisz się na darmowe demo KSeF Alert, aby przekonać się, jak takie rozwiązanie może usprawnić pracę Twojej firmy zanim obowiązkowy KSeF wejdzie w życie w pełni.